FACTURA - 1

Empezamos una nueva práctica, que consistirá en la elaboración de un modelo de factura para un comercio. Esta práctica, a diferencia de las anteriores, es una práctica de elaboración propia, es decir, partiendo de unos requisitos previos, cada alumno debe elaborar un modelo diferente, lo más ajustado a un ejemplo real.

Para ello, se establecen los siguientes criterios generales:

1) Se intentará simular la situación comercial de un negocio de la forma más cercana posible a la realidad. Por ello, en la misma deben figurar claramente al menos los siguientes elementos: datos de la empresa, número o código de la factura, fecha, logotipo de la empresa, etc ...

2) En el desglose de la factura, para cada artículo distinguiremos al menos los siguientes elementos: código o referencia del artículo, descripción, importe unitario, cantidad, descuento e importe total.

3) En el cálculo total de la factura, aplicaremos el IVA correspondiente y opcionalmente otros cargos ( por ejemplo, el coste del envío en caso de que el pedido sea enviado a domicilio ).

4) La factura debe ser imprimible en un folio tamaño A-4, en formato vertical. Para ello, puedes ver el resultado en el menú de impresión.



 5) Se valorará el resultado final del diseño de la factura : tipografía, colores, efectos de sombreados, alineacion de los textos, lineas y bordes, etc...

6) Se muestran las siguientes facturas a modo de ejemplo.

FACTURA 1

FACTURA 2

FACTURA - 2

Una vez que hayas diseñado tu factura, vamos a mejorar el resultado utilizando las posibilidades que Excel nos ofrece a la hora de trabajar con este tipo de documentos.

Te propongo 3 maneras para hacer de este documento un modelo de factura que podrías utilizar en la vida real, adaptada a cualquier tipo de negocio:

1. En primer lugar, copia y pega tu factura a la Hoja2 (que debe estar en blanco). Ahora debes proteger todas las celdas de tu factura, dejando operativas sólo aquellas que puedan ser susceptibles de ser modificadas.

Por ejemplo, deberían estar protegidas:

• Las celdas que tienen la información de la empresa: Logo, teléfonos, dirección, etc,...
• Las celdas que se utilizan textos fijos como cabeceras ó etiquetas: CONCEPTO, TOTAL, IVA,...
• Las celdas que contienen fórmulas de operaciones matemáticas.

En cambio, deberían estar desprotegidas las celdas donde se introducen los elementos de información necesarios para elaborar la factura. Por ejemplo:

• Las celdas que contienen la información sobre el cliente.
• Las celdas que contienen la información sobre cada producto.
• Otras celdas según el modelo que se esté diseñando.

2. Para diferenciar las celdas protegidas de las no protegidas se recomienda utilizar algún tipo de efecto utilizando formatos condicionales.

Por ejemplo, prueba a sombrear en color gris una celda no protegida que halla que rellenar con información sobre un producto. Se podría introducir una fórmula aplicando un formato condicional que elimine el sombreado cuando se rellena la casilla con información.

3. Por último, cambia en nombre de la hoja de cálculo actual y llámale Plantilla-1

FACTURA - 3

Vamos a serguir mejorando nuestra plantilla de factura. Ahora vamos a intentar reducir al mínimo la introducción de datos, de forma que la factura se rellene de manera más rápida, garantizando además que esté libre de errores. Para ello:

1. Copiamos nuestra hoja de datos desde Hoja2 a Hoja3 (que debe estar en blanco). A continuación, vamos a crear en la zona no imprimible (justo a la derecha de la linea punteada) una tabla con la información de los artículos que se venden en nuestra tienda.

Introduciremos como mínimo, los siguientes elementos:

Código/Referencia    Descripción      Precio     Descuento  

2. Una vez creada la tabla, la rellenaremos con la información de los artículos que ofrece nuestro negocio (introduciremos entre 15 y 20 referencias), debiendo estar ordenada dicha tabla por el Código/Referencia del artículo.

3. Posteriormente, utilizaremos la función BUSCARV para rellenar los datos de nuestra factura de forma automática, de manera que con sólo introducir la referencia o el código del producto, automáticamente aparecerán todos los datos del mismo (su descripción, su precio y el descuento que se le aplica).

Así hemos conseguido minimizar el tiempo de creación de una factura, ya que para cada artículo de una determinada operación de venta, sólo debemos indicar su Código/Referencia  y la cantidad de artículos que el cliente necesita.

4. Finalmente, ampliaremos la protección contra escritura sobre las celdas en las que hemos introducido las fórmulas en el apartado anterior.