EVALUACION DE ALUMNOS - 1

En esta práctica vamos a utilizar Excel como herramienta de apoyo a un claustro de profesores, con idea de facilitar la tarea a la hora de analizar los resultados académicos de una clase durante una sesión de evaluación. Para ello, partiremos de un conjunto de alumnos con una serie de calificaciones para ir posteriormente realizando diferentes cálculos que aporten información sobre el rendimiento del grupo.

1. Abre un nuevo libro (así es como se llaman los archivos de Excel) y copia en la primera hoja la siguiente información:

( Fíjate que todas las columnas de las asignaturas tienen el mismo ancho. Para ello basta con seleccionar las columnas, desde la C a la T con el botón izquierdo del ratón y luego desplegar un menu contextual con el boton derecho del ratón estableciendo el Ancho de columna en 4 )

2. Vamos a intentar calcular ahora la nota media de cada asignatura. Para ello sumaremos todas las notas de cada asignatura y dividiremos entre el número total de alumnos. Nos colocaremos en la celda C24 y escribiremos "=SUMA(C3:C22)/20" (sumo todas las notas y divido entre el número total de alumnos). Automáticamente se calculará la nota media de ingles (4,55). Ahora podrías arrastrar la fórmula hacia la derecha, hasta llegar a la celda T24. De esa manera, la fórmula se copiará automáticamente para el resto de las asignaturas.

Si te fijas en los resultados podrás observar que hay algo que no cuadra. Por ejemplo, la nota media de dibujo es un 1,3, demasiado baja para las notas que han sacado los alumnos. El problema es que la fórmula que hemos introducido calcula la nota media siempre sobre un total de 20 alumnos, y por ejemplo en dibujo sólo tenemos notas de 5 alumnos. Intenta modificar la fórmula de la celda P24 sustituyendo el 20 por un 5: "=SUMA(P3:P22)/5". Ahora la nota media si es correcta. Debe darte 5,2.

Deberíamos repetir el mismo proceso para el resto de las asignaturas cuyas medias no se han calculado bien. Modifica las fórmulas hasta obtener los siguientes resultados (redondea a un decimal):

ING

HIS

FIL

LEN

PRO

REL

MAT

ECO

ART

LAT

MCS

GEO

BIO

DIB

FIS

QUI

TIC

FRA

4,6

4,6

4,4

4,9

6,2

6,7

4,5

3,2

5,5

4,5

4,4

4,7

7,0

5,2

4,8

5,7

4,3

6,3

3. Podríamos haberlo hecho de una manera más sencilla, utilizando una función especial llamada PROMEDIO, que calcula la media de un conjunto de valores ignorando las celdas vacías. De esta forma, si en una asignatura sólo hay recogidas 6 notas, la función promedio suma las seis notas y divide el resultado entre 6. Si en otra asignatura hay 11 notas, entonces suma las 11 notas y divide entre 11.

Vamos a probarlo. Colócate en la celda C25 y escribe "=PROMEDIO(C3:C22)". Arrastra la fórmula hacia la derecha, hasta llegar a la celda T24. Redondea los resultados a una cifra decimal y comprueba que los valores coinciden con los obtenidos anteriormente.

4. Modifica el nombre de la hoja actual y llámale notas y luego graba el archivo con el nombre EVALUACION DE ALUMNOS.

EVALUACION DE ALUMNOS - 2

Vamos a realizar algunas modificaciones sobre nuestra hoja de cálculo.

1. Una vez abierto el fichero de Excel EVALUCION DE ALUMNOS, vamos a insertar una nueva columna para saber los suspensos que acumula cada alumno. Para ello, hacemos click sobre la letra de la columna C y una vez que se selecciona la columna, desplegamos el menú con el botón derecho del ratón y escogemos la opción Insertar.

Finalmente establecemos el ancho de columna en 4 puntos.

2. Escribimos en la celda C2 el texto "SUS" en color rojo, y vamos a insertar un comentario sobre la celda. Estando en la celda C2 hacemos click con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Insertar comentario. Escribimos como comentario "Número de Suspensos de cada Alumno". El efecto de un comentario consiste en una ventana de texto que se despliega sobre la celda cuando pasamos el ratón por encima de dicha celda.

3. Escribimos ahora la siguiente fórmula para contar automáticamente los suspensos de cada alumno. Nos colocamos en la celda C3 y ecribimos "=CONTAR.SI(D3:U3;"<5")".

Fíjate en las dos partes que tiene la fórmula, y que van separadas por un punto y coma (;). La primera indica el rango de celdas en el que vamos a buscar los suspensos. En este caso D3:U3 es el rango de celdas de las notas del primer alumno. La segunda parte de la fórmula va entre comillas (") y contiene la condición que se va a comprobar para contar los suspensos. En este caso la condición es "<5", es decir contaremos los alumnos que hayan sacado menos de un 5.

Finalmente estiraremos la fórmula hacia abajo hasta llegar a la celda C22. El resultado final deberá mostrar  en la nueva columna insertada los suspensos que tiene cada alumno.

4. Modifica la nota de Filosofía de Alberto Comino. Ponle un 5 y comprueba que pasa de 1 suspenso a 0 suspensos.

EVALUACION DE ALUMNOS - 3

Vamos a continuar ahora retocando nuestra hoja de cálculo para que visualmente sea más sencillo localizar los aprobados y los suspensos. Para ello, utilizaremos la opción de Formato Condicional que ya utilizamos en la práctica anterior. Abre la hoja de Excel y sigue las siguientes instruccciones:

1. Selecciona el rango de notas (D3:U22) y establece las siguientes reglas:

• Aplicamos Relleno rojo claro con texto rojo oscuro a los suspensos (notas <5).

• Luego aplicaremos Relleno azul claro con texto azul oscuro para los aprobados (notas>=5), creando una nueva regla (Menú Formato Condicional -> Nueva Regla).

2. Podrás observar que las celdas cambian de color, en color rojo los suspensos y en color azul los aprobados. Pero hay un pequeño detalle. Las celdas vacías, las que no tienen ningún valor, aparecen el color rojo, es decir, el mismo color de los suspensos. Vamos a intentar forzar creando una nueva regla para que las celdas vacías (sin nota) aparezcan en un color diferente, por ejemplo en gris claro.

Para ello no colocamos en la celda D3 y en el menú Formato Condicional seleccionamos Nueva Regla y a continuación establecemos las siguientes opciones:

Luego hay que copiar el formato desde la celda D3 al resto de las celdas. No se trata de arrastrar la celda, ya que si arrastramos la celda lo que copiaremos al resto de celdas es el contenido, es decir, en este caso copiaríamos la nota de Antonio Bragueta en Ingles (3) al resto de la hoja.

Como lo que queremos copiar es el comportamiento de la celda, para que el resto del rango de celdas se comporte de la misma manera, vamos a utilizar el botón Copiar Formato.

Nos colocamos en la celda D3, hacemos click en el botón copiar formato (observamos cómo cambia de aspecto el cursor) y luego seleccionamos el rango (D3:U22)

El aspecto final de la hoja debe ser algo parecido a lo siguiente:

Apellidos y Nombre	ING	HIS	FIL	LEN	PRO	REL	MAT	ECO	ART	LAT	MCS	GEO	BIO	DIB	FIS	QUI	TIC	FRA
Bragueta Suelta, Antonio	3	2	3	1	5	7		6			2	3						4
Cabeza Compostizo, Agustín	3	1	1	7	5	5		5			5	4					6
Calavera Calva, Román	7	5	3	5	7	7		3			6	5					7
Coco Cuadrado, Francisco José	4	1	4	2	5	6		1			4	2					7
Comino Grande, Alberto	5	6	4	7	6	6			5	8		7						8
Conejo Enamorado, Pascual	4	6	5	6	9	5			5		5	8						7
Están Camino, Jesús	6	7	7	5	8	5		1		6		3					5
Fina Segura, Eva	3	7	5	5	6	6			6	1		5					5
Flores del Campo, Margarita	2	5	3	6	6	7			6	3		5						7
Gato Sardina, Isolina	7	4	2	6	7	7	7						6			6	2
Lamata Feliz, Jose Luís	9	3	4	7	5	8	3						7			5		8
Loro Raro, Amparo	2	5	6	2	6	5	2						5		9			8
Marco Gol, Miguel	4	4	6	1	5	6	1						7		6		3
Mier de Cilla, Ana	4	4	3	4	5	6	5						8		5		1
Piernabierta Zas, Evaristo	2	5	2	5	7	7	8						9		1		2
Ponte Alegre, Ramona	5	6	6	8	8	7	3							5		7		7
Pulpito Salido, Jorge	6	8	6	8	8	8	8							4	3			7
Salido del Pozo, Emiliano	7	3	7	9	5	8	2							6		5	5
Sin Mayordomo, José	3	5	8	2	6	9	5							7		5		2
Trabajo Cumplido, Pedro	5	5	2	1	5	9	6							4		6		5

3. Finalmente graba la el fichero de Excel con las modificaciones realizadas.