FACTURA - 2

Una vez que hayas diseñado tu factura, vamos a mejorar el resultado utilizando las posibilidades que Excel nos ofrece a la hora de trabajar con este tipo de documentos.

Te propongo 3 maneras para hacer de este documento un modelo de factura que podrías utilizar en la vida real, adaptada a cualquier tipo de negocio:

1. En primer lugar, copia y pega tu factura a la Hoja2 (que debe estar en blanco). Ahora debes proteger todas las celdas de tu factura, dejando operativas sólo aquellas que puedan ser susceptibles de ser modificadas.

Por ejemplo, deberían estar protegidas:

• Las celdas que tienen la información de la empresa: Logo, teléfonos, dirección, etc,...
• Las celdas que se utilizan textos fijos como cabeceras ó etiquetas: CONCEPTO, TOTAL, IVA,...
• Las celdas que contienen fórmulas de operaciones matemáticas.

En cambio, deberían estar desprotegidas las celdas donde se introducen los elementos de información necesarios para elaborar la factura. Por ejemplo:

• Las celdas que contienen la información sobre el cliente.
• Las celdas que contienen la información sobre cada producto.
• Otras celdas según el modelo que se esté diseñando.

2. Para diferenciar las celdas protegidas de las no protegidas se recomienda utilizar algún tipo de efecto utilizando formatos condicionales.

Por ejemplo, prueba a sombrear en color gris una celda no protegida que halla que rellenar con información sobre un producto. Se podría introducir una fórmula aplicando un formato condicional que elimine el sombreado cuando se rellena la casilla con información.

3. Por último, cambia en nombre de la hoja de cálculo actual y llámale Plantilla-1

FACTURA - 3

Vamos a serguir mejorando nuestra plantilla de factura. Ahora vamos a intentar reducir al mínimo la introducción de datos, de forma que la factura se rellene de manera más rápida, garantizando además que esté libre de errores. Para ello:

1. Copiamos nuestra hoja de datos desde Hoja2 a Hoja3 (que debe estar en blanco). A continuación, vamos a crear en la zona no imprimible (justo a la derecha de la linea punteada) una tabla con la información de los artículos que se venden en nuestra tienda.

Introduciremos como mínimo, los siguientes elementos:

Código/Referencia    Descripción      Precio     Descuento  

2. Una vez creada la tabla, la rellenaremos con la información de los artículos que ofrece nuestro negocio (introduciremos entre 15 y 20 referencias), debiendo estar ordenada dicha tabla por el Código/Referencia del artículo.

3. Posteriormente, utilizaremos la función BUSCARV para rellenar los datos de nuestra factura de forma automática, de manera que con sólo introducir la referencia o el código del producto, automáticamente aparecerán todos los datos del mismo (su descripción, su precio y el descuento que se le aplica).

Así hemos conseguido minimizar el tiempo de creación de una factura, ya que para cada artículo de una determinada operación de venta, sólo debemos indicar su Código/Referencia  y la cantidad de artículos que el cliente necesita.

4. Finalmente, ampliaremos la protección contra escritura sobre las celdas en las que hemos introducido las fórmulas en el apartado anterior.

NUEVA SELECTIVIDAD -1

Seguro que ya sabes que hace un año cambió el sistema para calcular tu nota de accceso a la universidad. Te propongo que durante esta práctica, utilices la hoja de cálculo como herramienta que te permita realizar una simulación, lo más real posible, para poder calcular tu nota de acceso a la universidad.

Para ello, vamos a seguir los siguientes pasos:

1. Abre un nuevo archivo de Excel de nombre NUEVA SELECTIVIDAD. Vamos a empezar por calcular la nota media de bachillerato del alumno. Para ello colócate en la celda B3 y copia el siguiente diseño en tu hoja de cálculo:

Vamos a escribir ahora la fórmula para calcular la nota media de bachillerato. Recuerda que para ello podemos utilizar la función PROMEDIO.  Pero antes vamos a introducir la notas de 1º y 2º de bachillerato. Supongamos que la nota de 1º es 6,25 y la nota de 2º es 5,78 (aplica 2 decimales al rango C5:C7).

Ahora puedes escribir en C7 la fórmula "=PROMEDIO(C5:C6)". El resultado deberá reflejar que la nota media de bachillerato del alumno es un 6,02.

2. Una vez calculada la nota media de bachillerato, la utilizaremos para calcular la nota de acceso de la llamada FASE GENERAL, que se obtiene de la siguiente forma:

• La nota media del expediente de Bachillerato se valora en un 60%.
• La nota de la fase general se obtiene al hacer la media aritmética de las 4 pruebas correspondientes a las materias comunes. Es decir, se suman todas las notas obtenidas en la parte general y se divide el resultado entre el número de exámenes. La nota de la fase general se valora en un 40%.

Vamos a realizar antes el diseño de la fase general. Ve a la celda F3 y copia el siguiente modelo:

Fíjate que de las 4 pruebas, hay dos materias obligatorias (LENGUA y LENGUA EXTRANJERA) y otras dos matérias donde el alumno puede elegir la asignatura.

Vamos a utilizar LISTAS DESPLEGABLES para permitir que cada alumno escoja la materia de la que desea examinarse. Empezaremos por la OPTATIVA. Para ello, colócate en la celda G5 y accede al menú Datos -> Validación de Datos.

Aplica las siguientes opciones en la ventana que aparece a continuación:

En la primera estás indicando el tipo de celda de validación, en este caso una lista desplegable y en la segunda se indica el rango de los valores con los que se rellenará la lista, en este caso el rango (F12:F13).

Una vez seleccionadas ambas opciones, pulsa el botón Aceptar y la lista estará creada. Pruébalo accediendo a la celda G5.

Ahora tendríamos que realizar la misma operación para crear la lista deplegable de la materia de la MODALIDAD. Sigue los mismos pasos hasta conseguir crear la lista con las materias de la modalidad.

3. Finalmente, cambia el nombre de la hoja actual por FASE GENERAL y luego graba en fichero de Excel.

NUEVA SELECTIVIDAD -2

Vamos a continuar con la práctica sobre la Nueva Selectividad, introduciendo las fórmulas adecuadas para realizar el cálculo de la nota en la FASE GENERAL.

1. Para ello, vamos a suponer que un alumno escoge las siguientes opciones en la Fase General y que obtiene las siguientes puntuaciones:

LENGUA	7,00
LENGUA EXTRANJERA	4,25
FILOSOFIA	5,00
MATEMATICAS	3,75

2. Calcularemos la nota de la fase general utilizando la función PROMEDIO. Escribimos en la celda  H7 la fórmula "=PROMEDIO(H3:H6)", y el resultado de la fase general no debe dar un 5,00.

3. Ahora obtendremos la nota de acceso ponderando con un 60% la nota de bachillerato y con un 40% la nota de la fase general. Escribimos la siguiente fórmula en la celda B12:  "=C7*0,6+H7*0,4". El resultado final debe ser algo parecido a:

3. Pero tenemos un pequeño problema. La normativa dice que para poder realizar el cálculo anterior, la nota de la fase general debe ser como mínimo un 4. Por ello, a los alumnos que obtengan menos de un 4 en la fase general no se les debe aplicar la fórmula anterior, siendo su calificación NO APTO.

Vamos a resolver este problema utilizando la fórmula condicional SI, que tiene tres partes:

SI (CONDICION; VERDADERO; FALSO)

CONDICION: Es la parte de la fórmula que vamos a analizar.Puede ser Verdadero o Falso.

VERDADERO: Es la parte de la fórmula que dice qué vamos a hacer si se cumple la condición.

FALSO: Es la parte de la fórmula que dice qué vamos a hacre si no se cumple la condición.

En nuestro caso, modificaremos la fórmula de la celda B12 por:

=SI(H7>=4;C7*0,6+H7*0,4;"NO APTO")

Fíjate en las tres partes:

CONDICION: H7>=4, es decir, si la celda que tiene la nota de la fase general es mayor o igual que 4.

VERDADERO: Si la condición se cumple, entonces calculamos la nota con los porcentajes.

FALSO: Si la condición no se cumple, entonces no calculamos la nota y escribimos en la celda NO APTO.

Una vez que hayas introducido la fórmula, modifica la nota de filosofía por un 0,5. Comprueba que la nota de la fase general no llega al 4 y que por lo tanto la calificación del alumno sería NO APTO.

4. Finalmente, modifica los valores de la hoja introduciendo tus datos:

• Tu nombre.
• Tus notas medias de Bachillerato.
• La asignatura Optativa y la de Modalidad (añádela a la lista si no está).
• Las notas que crees que vas a sacar en la Fase General.

¿QUE NOTA CREES QUE PODRÍAS SACAR EN LA FASE GENERAL?

NUEVA SELECTIVIDAD -3

Continuamos completando nuestra práctica sobre la nueva selectividad. Vamos realizar las siguientes modificaciones sobre nuestra hoja de cálculo:

1. Abre el fichero de Excel y copia los siguientes datos a partir de la celda B17.

2. Vamos a crear ahora una lista desplegable en la celda C3 con la lista de los alumnos de la tabla anterior. El efecto final será algo parecido a :

3. Ahora vamos a intentar que al seleccionar un alumno de nuestra lista se trasladen de manera automática las notas medias de bachillerato desde la tabla a las celdas C5 y C6 respectivamente. Para ello utilizaremos la función de búsqueda BUSCARV, que tiene tres partes:

• Valor buscado: Es el valor que queremos buscar en la tabla. En nuestro caso es el que corresponde al contenido de la celda C3, es decir, buscaremos el nombre del alumno.
• Matriz de Búqueda: Es el rango de celdas donde vamos a realizar nuestra búsqueda. En nuestro caso, el rango corresponde con las celdas de la tabla que tiene las notas de bachillerato (B17:D23).
• Columna: Indica la columna de la que seleccionaremos el valor que buscamos. En nuestro caso, la tabla tiene tres columnas: la 2º contiene la nota de 1º Bach y la 3º contiene la nota de 2º Bach.

Colócate en la celda C5 e introduce la siguiente fórmula "=BUSCARV(C3;B17:D23;2)". Ve luego a la celda C6 y copia la fórmula "=BUSCARV(C3;B17:D23;3)".

Selecciona ahora de la lista desplegable de la celda C3 a la alumna Encarna Vales  y observa cómo de forma automática, sus notas medias de selectividad se copiaron a las celdas C5 y C6.

Nota: Es imprecindible que la tabla dónde vamos a realizar la búsqueda se encuentre ordenada por la columna del valor que vamos a buscar. En nuestro caso, la tabla está correctamente ordenada alfabéticamente por el nombre del alumno, que es precisamente el valor que buscamos.



NUEVA SELECTIVIDAD -4

Vamos a completar nuestra práctica ampliando la utilización de la función BUSCARV, para pasar a nuestra hoja de cálculo no sólo las notas medias de bachillerato de un alumno, sino toda la información sobre las asignaturas elegidas en la fase específica y las notas que ha conseguido en cada exámen.

Para ello, en primer lugar ampliaremos la tabla construída en la práctica anterior de la siguiente manera.

1. Corta y pega la tabla de alumnos y notas medias de bachillerato a partir de la celda B20 y completala de la siguiente manera:

2. Ahora vamos a completar la tabla, indicando para cada alumno además de sus notas de Bachillerato, las asignaturas elegidas en la Fase General y la calificación que ha sacado en cada asignatura. Para ello, deberás crear listas desplegable en las columnas correspondientes:

Una vez creadas las listas desplegables las podemos copiar respectivamente a lo largo de cada columna. Para ello, colócate en la celda correspondiente a la optativa de Aitor Tilla (E21) y selecciona Copiar. Luego selecciona el rango de celdas (E22:E27) y abre con el botón derecho el menú para elegir la opción Pegado especial.

Realiza la misma operación para la columna de modalidad y luego rellena la tabla con valores inventados. El resultado final debe ser algo parecido a lo siguiente (con otros datos):

3. Ahora sólo queda utilizar la función BUSCARV para trasladar los datos de cada alumno a las celdas correspondientes. De esta forma, al seleccionar al alumno Aitor Tilla, se copiarían automñaticamente sus notas a la plantilla que calcula su nota de selectividad. Si suponemos que el alumno obtiene en Lengua y Lengua Extranjera un 5, su nota de la Prueba de Acceso a la Universidad sería un 5,52.

4. Completa ahora el ejercicio introduciendo en la tabla las notas de LENGUA y LENGUA EXT. entre las columnas de 2º BACH y la OPTATIVA. Rellena las notas de los alumnos con valores inventados. De esta manera., al seleccionar de la celda C3 un alumno de la lista, automáticamente aparecerá su nota de selectividad en la celda B12.

5. Ahora intenta con la ayuda del Formato Condicional, que la fila de la tabla del alumno seleccionado aparezca sobreimpresionada en color rojo fuerte sobre fondo rojo claro (observa la tabla anterior el alumno Aitor Tilla).

...Venga vale, te ayudo un poco. 

Debes utilizar la función de texto IGUAL que comprueba si el contenido de dos celdas coinciden. Para ello, empieza por seleccionar la fila del primer alumno, y accede a Formato Condicional. Luego escribe una fórmula, utilizando la función anterior.

6. Finalmente, gaba la hoja de cálculo con las modificaciones realizadas.